Электронный документооборот — это способ обмена электронными версиями документов через посредника в виде оператора ЭДО. Документы, подписанные через ЭДО, ничем не отличаются от бумажных договоров. Юридическая сила обеспечивается КЭП — квалифицированной электронной подписью с одной или двух сторон.
Именно поэтому для осуществления предпринимательской деятельности сегодня не нужно распечатывать никаких бумаг и пересылать их друг другу — все операции проводятся по ЭДО.
Если вы планируете торговать на Ozon, подключить ЭДО стоит еще до загрузки товаров. Однако, если вы пока не планируете пользоваться логистическими услугами Ozon, а будете продавать лишь со своего склада, то можно не переходить на ЭДО.
При масштабировании бизнеса вам, скорее всего, нужно будет это сделать. Мы рекомендуем не тянуть с подключением, чтобы сэкономить на услугах курьера или пересылки документов и не переживать об их возможной потере.
Особенности ЭДО
- Мгновенная отправка документов. Маркетплейсы присылают документы строго по графику. Можно быть уверенным, что накладные и акты будут вовремя.
- Сокращение затрат. Не все торговые площадки отправляют документы почтой бесплатно. А если учесть, что можно одновременно работать с несколькими маркетплейсами, расходы на логистику могут быть ощутимы.
- Оптимизация бизнес-процессов. ЭДО избавляет от необходимости утверждать формы документов, ждать подписи от второй страны или пока курьер доедет до точки назначения.
- Сотрудничество со всеми контрагентами. Многие крупные компании, в том числе маркетплейсы, уже не ведут бумажный документооборот.
- Облачный архив. За 5 лет работы документов может накопиться на целый офис. Использование электронного документооборота помогает сократить расходы на хранение до минимума. Все файлы могут легко поместиться на флешке.
- Защита от потери. Данные у операторов ЭДО хранятся без ограничения по сроку. Налоговая не может спрашивать о сделках старше 4 лет, но документы по ним не будут лишними.
- Автоматизация задач. Кроме мгновенной отправки и электронной подписи, предприниматели с ЭДО получают готовые шаблоны документов, проверку правильности заполнения форм.
- Отлаженный процесс. Система «понимает», когда надо запросить подписи одной или двух сторон или напомнить о согласовании документа.
- Шаблоны закрывающих документов. У популярных операторов ЭДО есть примеры всех документов, которые могут понадобиться в процессе сотрудничества с маркетплейсами.
Как подключить ЭДО
После создания электронной подписи предпринимателю нужно выбрать между двумя системами — Контур.Диадок и Сфера.Курьер. В обоих случаях нужно оставить заявку на официальном сайте с указанием контактных данных и реквизитов организации, выбрать и оплатить тариф и получить доступ к личному кабинету.
Далее нужно выслать приглашение Ozon. При работе с Контур.Диадок достаточно ввести в поисковой строке Озон (ООО “Интернет-решения”) и нажать кнопку “Отправить приглашение”. После этого он появится на странице “Ваши контрагенты”. А если вы зарегистрированы в Сфера.Курьер, нужно отправить письмо на почту маркетплейса.
Если вы уже зарегистрированы в другой системе, то для работы с Ozon нужно будет настроить роуминг через службу поддержки этой системы. Реквизиты указаны на официальном сайте Ozon.
Чем отличается Контур.Диадок и Сфера.Курьер
Главное преимущество «Диадок» в большом количестве интеграций. Интеграция с 1С позволяет перенести бухгалтерию в облако и автоматизировать большое количество рутинных задач. Стоимость использования сервиса привязана к количеству документов: от 1 900 до 68 400 рублей.
«СФЕРА Курьер» — популярный сервис от «Сбербанка», который предназначен для обмена первичной документацией. Ключевая особенность платформы — привязка к экосистеме «Сбера». Предпринимателям, которые откроют счёт для ИП или ООО в банке, предлагают 53% скидку на сервис электронного документооборота.
Стоимость использования сервиса привязана к количеству исходящих документов. Для небольших компаний подойдёт базовый тариф за 250 рублей в месяц, на котором можно отправлять до 50 файлов ежемесячно.
Подключить ЭДО не так сложно, как может показаться, но это действительно облегчит вам работу на маркетплейсе. Дело за малым — загрузить товары на платформу и начать продавать. А вот с каких товаров начать продажи, вам всегда стоит сверить свои идеи с аналитикой от Moneyplace. Здесь вы всегда увидите товары, тренд на которые растет, а продавцов пока мало. Если возникнут сложности с подбором товара, мы всегда готовы прийти на помощь.
