Выходя на маркетплейс, вы столкнётесь с необходимостью вести документооборот с площадкой. Это нужно для финансового учёта вашего магазина, а также для составления налоговой декларации. Одним из обязательных документов является акт приёма-передачи товаров на склад или в доставку покупателю.
Что такое акт приёма-передачи товара
Правильно составленный акт относится к документам, имеющим юридическую силу, также – к первичным, то есть к тем, которые формируются на первых этапах взаимодействия и содержит сведения о контрагентах (о вас и маркетплейсе).
Акт приёма-передачи товара – это документ, который подтверждает факт приема-передачи товарно-материальных ценностей от одного юридического лица другому.
Например, когда вы делаете поставку на Ozon, то акт приёма-передачи будет обязательным документом, в котором будет прописано сколько и каких товаров вы передаёте на хранение на склад маркетплейса. И сотрудники обязательно сверяются, что фактический товар совпадает с указанным в акте приёма-передачи.
В каких случаях нужен документ
Подтверждающий документ нужен каждый раз, когда вы делаете поставку на товаров маркетплейс. Он является официальным и составляется в двух экземплярах. Оба подписываются вами и сотрудником службы приёмки и один акт остаётся у вас, как доказательство, что товар передан и принят.
Акт приёма-передачи нужен во всех случаях, когда:
- товары передаются по договору на сторону маркетплейса,
- вам необходимо подтвердить факт поставки, её состав и дату,
- вам нужно вести бухучёт и отражать движение товаров.
Акт приёма-передачи формируется на всю поставку, а не на каждый конкретный товар.
Можно ли использовать накладную вместо акта приема-передачи товара?
В число закрывающих документов помимо акта приёма-передачи входит ещё и накладная. Она также необходима для формирования первичного бухучёта. С её помощью селлер подтверждает базу для налогообложения при составлении деклорации.
Накладную формирует сам селлер. Она бывает транспортной и товарной:
- Транспортная накладная подтверждает только расходы на перевозку, в ней нет сведений о самом товаре. В ней будет содержаться информация о стоимости и составе услуги.
- Товарная накладная также как и акт приёмки-передачи фиксирует факт передачи товара от селлера маркетплейсу. В ней содержится информация о товаре, его стоимости и другая информация.
Разница между накладной и актом приёма-передачи товара в том, что акт является прямым подтверждением передачи товара и поставки на склад, а накладная лишь зафиксирует, что вы доставили товар и у другой стороны нет претензий по этому вопросу.
Таким образом, при поставке на маркетплейс важны два документа: транспортная накладная, которая подтвердит факт доставки товара в пункт приёма и акт приёма-передачи, шаблон которого содержит информацию о том, сколько и каких товаров вы отгрузили на склад.
Как правильно составить акт приёма-передачи товара и что в нём отразить
Документ можно составить в свободном виде, но для ведения бухгалтерии между несколькими участниками удобно использовать унифицированную форму акта приёма-передачи товаров. Это упростит возможные проверки в случае возникновении спорных вопросов.
Акт составляется на основании договора в котором прописано, что вы будете осуществлять передачу товаров партнёру по договору поставки для хранения или доставки. В этом случае заполненный и подписанный документ будет приложением к договору и будет иметь юридическую силу.
Какую информацию должен содержать бланк акта приёма-передачи товаров:
- дату передачи товара (она должна совпадать с датой, когда акт составлен),
- номер договора,
- названия контрагентов между которыми заключается акт,
- реквизиты контрагентов,
- перечисление товаров, указывается количество экземпляров и другие важные характеристики,
- перечисление дефектов при их обнаружении,
- цена товара.
Многие маркетплейсы простые образцы актов приёма-передачи товаров в электронном виде. Тогда он появляется в личном кабинете после отгрузки и подписывается электронной подписью.
Образец акта приёма-передачи можно скачать бесплатно по этой ссылке.
Какую валюту указывать в акте приёма-передачи
В документе селлер указывает, сколько и каких товаров он передал маркетплейсу, а также их стоимость. Закон не запрещает указывать стоимость товаров в иностранной валюте, хотя практика российского бухучёта предполагает указывать рубли.
Если вы закупаете товары у иностранного поставщика, то по согласованию двух сторон при получении партии можете указать стоимость в эквиваленте другой страны. Тогда в акте для удобства контролирующих органов лучше прописать и рублёвый эквивалент.
Управляйте продажами на маркетплейсе в режиме одного окна
на условиях, определяемых политикой конфиденциальности
