Что такое автоматизация бизнес-процессов, зачем ее внедрять в бизнес и каких результатов ждать — рассказываем в статье вместе со специалистами маркетинговой омниканальной платформы Sendsay.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных бизнес-задач сервисам, программам или устройствам для автоматизации. За счет такого «делегирования» удается оптимизировать трудовые и производственные ресурсы, нарастить продуктивность и эффективность отдельных процессов в компании.
Автоматизацию внедряют в самых разных сферах — от бухгалтерии до маркетинга.
Зачем и в каких сферах нужно автоматизировать процессы
Компании стараются экономить ресурсы и оптимизировать процессы. Поэтому они обращаются к сервисам для автоматизации бизнес-процессов, чтобы помочь улучшить определенные области бизнеса.
Если глобально отвечать на вопрос «зачем автоматизировать процессы» — то автоматизация бизнес-процессов нужна любой компании, которая стремится занять лидирующие позиции на рынке. Без автоматизации масштабировать бизнес тяжелее, как и конкурировать с другими компаниями. В США 88% малых и средних предприятий признаются, что автоматизация позволяет им конкурировать с более крупными компаниями: меньше времени тратить на рутину, меньше ошибаться, предлагать лучшее обслуживание клиентов.
В маркетинге, например, автоматизация процессов позволяет повысить производительность продаж на 14,5% и сократить накладные расходы на 12,2%. Цены на услуги сервисов, которые позволяют добиться таких результатов, не сопоставимы с прибылью. Как итог, компания, которая делает упор исключительно на работу руками, сильно теряет:
- В прибыли
- Затраченном времени
- Эффективности
Автоматизация позволяет обрабатывать больше заказов, задействуя меньшее количество сотрудников. А еще помогает разобраться с частью рутинных задач, на которые обычно уходит больше всего времени. И тогда у команды освобождаются рабочие часы для решения более креативных и приносящих прибыль задач. Автоматизацию сегодня внедряют в самых разных сферах:
- Финансах
- Организации деятельности компании
- Аналитике
- Управлении
- Маркетинге и продажах
- Производстве и логистике
- Образование и обучение
Автоматизация — это тренд, поэтому программа, сервис или приложение есть практически под любые задачи. Вопрос заключается лишь в том, какая сфера больше всего страдает из-за ее отсутствия в вашей компании.
Главное преимущество автоматизации в том, что программы не устают и не выгорают. В отличие от людей. Они не пропускают важную цифру, потому что не выспались. Не забывают про заказ, потому что у ребенка поднялась температура. Программы всегда дают стабильный результат.
В качестве примера возьмем процедуру выставления счетов. 90% выставления счетов по-прежнему производится вручную. Что еще хуже, из счетов-фактур, заполненных вручную, 12,5% счетов-фактур нуждаются в доработке, и только 17,5% оплачиваются вовремя.
Сокращая ручную работу с документами, автоматизация ускоряет бизнес-процессы, устраняет ошибки и способствует совместной работе команды.
При этом автоматизация процессов — это не про попытку заменить живых людей бездушными роботами. Это про помощь своей команде минимизировать усилия и максимизировать результат. Запомните эту мысль, она вам пригодится в тот момент, когда вы расскажете сотрудникам о своих масштабных планах по автоматизации.
Как говорить с сотрудниками про автоматизацию
Казалось бы, зачем дополнительно обсуждать это с сотрудниками? Но причина есть.
Автоматизация — такой процесс, который так или иначе требует человеческого участия. Ни одна доска задач и CRM-система сама себя не заполнит: нужны специалисты. И если они не привыкли работать в программах, их для начала нужно будет убедить в том, что это делать нужно. И что «по старинке» работать не лучше — а хуже.
Как это объяснить людям, которые привыкли работать руками? Во-первых, для начала познакомьте коллег с программой, которую вы хотите внедрить. Скорее всего, первая презентация не вызовет восторга у аудитории, и все останутся при своем мнении.
Но не останавливайтесь на одной презентации: проведите вторую презентацию, затем третью и четвертую. Объясните, что главная цель программ — помочь сотрудникам и сделать их жизнь проще. Расскажите, кто из ваших конкурентов уже использует автоматизацию в работе, если вы располагаете такой информацией. Пообещайте поддержку на первых этапах знакомства с новыми сервисами. В конце концов, приведите цифры. Расскажите, что 69% западных коллег скорее готовы стоять в пробке лишние два часа в день, чем отказаться от автоматизации.
Сопротивление новому — это нормальная человеческая черта, даже полезная с эволюционной точки зрения. Поэтому будьте готовы к тому, что ваше воодушевление по поводу автоматизации разделят не все. И используйте нашу статью в качестве методички по переубеждению команды.
Подборка инструментов и их функционал
Универсальные и простые
Excel и Google Sheets — скорее всего, вы знаете об этих инструментах, даже если ничего не слышали про автоматизацию. Это таблицы с формулами, которые можно настроить для расчета нужных цифровых показателей. Здесь можно считать оборот и прибыль, вести клиентскую базу, контролировать оплаты, анализировать продажи и так далее.
Подходят в качестве первых инструментов автоматизации для небольшого бизнеса.
Для бухгалтерского учета и управления персоналом
Систем управления финансами, зарплатами и налогами много: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт». Задачи у всех сервисов примерно одинаковые — автоматизация части документооборота и финансовых расчетов.
Отдельно существуют системы, которые помогают следить за рабочим временем сотрудников, рассчитывать количество отпускных дней, заниматься поиском соискателей. Из популярных: «СБИС Управление персоналом», Workable.
Для управления клиентами
Большой компании нужно много клиентов, а им в свою очередь — системы учета отношений с клиентами. Terrasoft, Bitrix24, «Мегаплан» — сервисы, которые позволяют создавать карточки клиентов со всеми деталями сделки: от переписки до заказов. А это ценная информация, которая может быть полезной в процессе составления маркетинговой стратегии.
Для управления проектами
Pyrus, Trello, YouTrack, Jira, Yougile, Asana, Hyber — неполный список функциональных канбанов (досок задач). Помогают ставить и распределять задачи между сотрудниками, контролировать сроки, отслеживать готовность, распределять нагрузку внутри команды.
Работает канбан следующим образом: заказчик или менеджер создает карточку задачи, описывает желаемый результат и назначает исполнителя, соучастников и дедлайн. Когда исполнитель завершает свою часть он отмечает, что таск готов — далее он переходит к следующему исполнителю, менеджеру или заказчику.
И все это без долгих и мучительных переписок, потерянных задач, забытых дедлайнов — все всегда прозрачно и под рукой.
Для маркетинга и продаж
Email-рассылки, веб-пуши, SMS, рассылки в соцсетях — у маркетологов много рутинных и объемных задач, которые сложно выполнять и контролировать вручную. Большая часть из них легко делегируются специальным сервисам.
В сервисе рассылок Sendsay, например, есть возможность автоматически собирать данные подписчиков через специальные формы, персонализировать рассылки, анализировать поведение клиентов.
Сервис сам умеет определять лучшее время доставки сообщения каждому клиенту, выстраивать триггерные и транзакционные цепочки по сценариям любой сложности, а еще помогает объединить и систематизировать всю информацию о ваших клиентах, собранную из разных источников. Если у вас еще маленькая контактная база (до 200 контактов) или вы просто хотите попробовать функционал платформы, Sendsay предоставляет бесплатный минимальный тариф.
Если ваш бренд занимается продажами через маркетплейсы, полезно присмотреться к сервисам, позволяющим собирать аналитику с площадок. Без нее сложно отследить, что чаще покупают ваши клиенты, каким категориям отдают предпочтение — соответственно, невозможно понять, в какую сторону развиваться и как выстраивать стратегию продаж. Moneyplace предоставляет аналитику для 7 самых крупных маркетплейсов: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, Aliexpress, МегаМаркет и KazanExpress и Lamoda.
Сервис работает следующим образом: вы добавляете по API свой магазин на маркетплейс, а сервис анализирует ваши продажи и формирует отчеты — по всем площадкам присутствия сразу. Таким образом вы узнаете о предпочтениях пользователей на каждой платформе. Moneyplace также предоставляет возможность автоматически рассчитывать сроки поставок и контролировать их, отслеживать тренды, анализировать ключевые слова, категории и товары и выбирать самые востребованные ниши для каждого маркетплейса.
Алгоритм сервиса просто оценивает ситуацию на рынке, а вы принимаете решение о том, как использовать эти данные для увеличения продаж. Есть 7 дней пробного периода, чтобы познакомиться с сервисом и решить, хотите ли вы и дальше работать с продажами вслепую или готовы к автоматизации.
Чек-лист
Автоматизация рутинных бизнес-процессов — это не просто тренд, это реальность, в которой мы существуем. Нет смысла с ней спорить или отрицать ее: сервисы и программы действительно делают жизнь компании проще.
Даже если вы работаете в крошечной команде, скорее всего, у вас уже есть часть процессов, которые можно было бы сделать более эффективными за счет автоматизации. Ваша задача — критически оценить устройство вашей компании и понять, какие сферы прежде всего нуждаются этом. Чаще всего это те сферы, которые занимаются клиентами, продажами, финансами.
Мы подготовили небольшой чек-лист, который поможет быстро определить, в каких сферах у вас наиболее остро стоит проблема. Просто прочитайте пункты ниже и остановитесь на том, в котором вы узнаете себя.
- Задачи периодически теряются, дедлайны не соблюдаются.
- Обработка заказов и составление смет занимает у менеджеров слишком много времени.
- Часто возникают ошибки в расчете зарплат, бонусов и отпусков.
- Рассылки работают плохо, процент открытий падает. Маркетинговая стратегия не приносит ожидаемых результатов.
- На маркетплейсе товары не пользуются спросом.
- Товары со склада вычитаются несколько раз/исчезают.
Каждый пункт соответствует сфере, которая потенциально нуждается в реформации — менеджмент, взаимодействие с клиентами, финансы, маркетинг, продажи, логистика. И каждому пункту, опять же, соответствует конкретное цифровое решение — часть из них перечислена выше. У многих из них есть возможность протестировать сервис в бесплатном режиме. Это хороший способ посмотреть, насколько вам необходим или просто удобен тот или иной инструмент — пробуйте.
Существовать вне цифровых возможностей для компании сегодня — все равно, что жить без смартфона и интернета в 2022 году. Это не смертельно — но в современном мире человек без доступа к сети значительно проигрывает человеку, который в любой момент может получить необходимую информацию в пару кликов.
Поэтому не бойтесь перестраивать привычные бизнес-процессы — всегда есть что-то, что можно сделать еще проще и эффективнее. И помните, что практически для любой проблемы сегодня есть цифровое решение.
